Nutzungsbedingungen und Datenschutzhinweis

1. Geltungsbereich

Die Evermood GmbH (im Folgenden auch “Evermood” oder “wir” bezeichnet) betreibt eine browserbasierte Softwarelösung (“Evermood Plattform”), mit der Nutzer über gängige Browser Zugang zu einer Mediathek und Beratungsangeboten für berufliche, private und gesundheitliche Anliegen erhalten.
Diese Nutzungsbedingungen und Datenschutzhinweis gelten für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung der Evermood Plattform.
Durch die Nutzung der Evermood Plattform stimmen Sie der Platzierung eines Cookies, welcher zur Nutzung dieses Dienstes erforderlich ist, zu.

2. Wer ist verantwortlich für die Datenerhebung und -verarbeitung?

Diensteanbieter im Sinne des Telemediengesetzes („TMG“) ist die Evermood GmbH.
Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Name und Anschrift der verantwortlichen Stelle
 Verantwortlicher für die Verarbeitung:
 Hochschule Emden/Leer, Körperschaft des öffentlichen Rechts, vertreten durch den Präsidenten Prof. Dr. Gerhard Kreutz

Anschrift: 
 Hochschule Emden/Leer
 Constantiaplatz 4
 26723 Emden/Leer
 Deutschland
 Telefon: +49 4921 807 0
 Telefax: +49 4921 807 1000
 Mail: webmaster(at)hs-emden-leer.de

Name und Anschrift der Datenschutzbeauftragten
 Die Datenschutzbeauftragte der Veranwortlichen ist:

Anschrift: Martina Boekhoff
 Hochschule Emden/Leer
 Constantiaplatz 4
 26723 Emden
 Deutschland
 Telefon: +49 4921 807 1035
 Telefax: +49 4921 807 1043
 Mail: datenschutz(at)hs-emden-leer.de

Die Evermood GmbH verarbeitet Ihre Daten ausschließlich als Auftragsverarbeiter im Auftrag der verantwortlichen Stelle.

3. Wie kann ich die Evermood Plattform nutzen?

Über die Evermood Plattform können Sie die nachfolgenden Dienste nutzen:
  1. Mediathek
  2. Beratung

3.1. Mediathek

Wenn Sie die Mediathek nutzen, werden keine personenbezogenen Daten von Ihnen gespeichert. Die Mediathek kann Beiträge, Videos, Kurse und ähnliche Elemente enthalten. Den Umfang und Inhalt der Mediathek bestimmt Ihr Arbeitgeber.

3.2. Beratung

Wenn Sie die Beratung nutzen, können personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet und gespeichert werden. In den nachfolgenden Abschnitten erklären wir, wie die Beratung funktioniert und welche personenbezogenen Daten hierbei verarbeitet werden. Um die Beratung zu nutzen, wähle in der Evermood Plattform eine Ansprechperson aus, von der Sie zu Ihrem Anliegen beraten werden möchten.
Ansprechpersonen können Personen aus einer verantwortlichen Abteilung, externe Beratungsstellen und Dienstleister oder Berater:innen von Evermood sein. Die jeweilige Zugehörigkeit der Ansprechperson ist klar gekennzeichnet. Die Anzahl und Auswahl der Ansprechpersonen bestimmt Ihr Arbeitgeber.
Je nach Thema Ihres Anliegens besteht die Möglichkeit, weitere Angaben über Freitextfelder und Multiple-Choice-Eingaben zu machen. Welche Freitextfelder und Multiple-Choice-Felder angezeigt werden, bestimmt Ihr Arbeitgeber.
Je nach Ansprechperson haben Sie die Möglichkeit, per Telefon oder per Chat beraten zu werden.
Egal, ob Sie sich für die Beratung per Telefon oder per Chat entscheiden, erhalten Sie bei der Kontaktaufnahme mit der ausgewählten Ansprechperson einen automatisch generierten Zugangscode und eine PIN (zusammen “Zugangsdaten”). Mithilfe dieser Zugangsdaten können Sie sich auch zu einem späteren Zeitpunkt - ohne Angabe personenbezogener Daten - einloggen, Ihr Anliegen verwalten und, sofern Sie die Beratung per Chat ausgewählt haben, mit Ihrer Ansprechperson chatten.

4. Welche Daten werden erhoben?

Wir verarbeiten ausschließlich solche Daten, die im Rahmen der Beratungsangebote erforderlich sein können. Diese können sein:
  • Vorname, Nachname
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer
  • Informationen zu Ihrem Anliegen
Darüber hinaus werden aus technischen Gründen bei einer Kommunikation im Internet stets bestimmte Daten von Ihrem Rechner automatisch an uns übermittelt, wie etwa Datum und Uhrzeit des Abrufs unserer Website, Ihr Browsertyp, die Browser-Einstellungen und das Betriebssystem. Diese Daten werden von uns ausschließlich zur Auswertung im Falle von Fehlern gespeichert und nach 30 Tagen wieder gelöscht. Ihre IP-Adresse wird nicht gespeichert. Diese automatisch übermittelten Daten nutzen wir nur zu internen systembezogenen Zwecken.

5. Auf welcher Grundlage werden meine Daten verarbeitet?

Die Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt im Auftrag Ihres Arbeitgebers zur Förderung der Gesundheit und Arbeitsbedingungen auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 lit. f) DSGVO.
Wir erheben, verarbeiten und nutzen Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich dann, wenn dies durch eine Rechtsvorschrift erlaubt oder angeordnet wird oder wenn Sie Ihre Einwilligung erklärt haben.

6. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Personenbezogene Daten werden bei uns nicht länger als für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, gespeichert. Die Dauer der Speicherung von Informationen hängt von den Zwecken ab, für die wir sie im Auftrag Ihres Arbeitgebers erhoben und verwendet haben.
Wenn Sie die Beratung nutzen, können personenbezogene Daten verarbeitet und gespeichert werden. Sie haben die Möglichkeit, Ihr Anliegen zu archivieren, indem Sie auf den dafür vorgesehenen Button klicken und die Archivierung bestätigen.
Wenn Sie die Löschung Ihrer Daten beantragen, werden Ihre personenbezogenen Daten für die weitere Verwendung innerhalb von 30 Tagen, ab dem Zeitpunkt der Archivierungs-Bestätigung, automatisch gelöscht.
Wenn Sie die Löschung Ihrer Daten nicht beantragen, werden Ihre personenbezogenen Daten sofort gelöscht oder gesperrt, wenn der Zweck der Speicherung entfällt. Die ist
Darüber hinaus können verschiedene Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten bestehen, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgeschriebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre.

7. Wer hat Zugriff zu meinen Daten?

Die oben genannten personenbezogenen Daten können von den oben genannten Ansprechpersonen und von Evermood Mitarbeiter:innen, die mit entsprechenden Rechten ausgestattet sind, eingesehen werden. Wir weisen darauf hin, dass ein absoluter Schutz bei Datenübertragungen im Internet nach dem derzeitigen Stand der Technik nicht gewährleistet werden kann. Sie tragen daher für die Sicherheit Ihrer in das Internet übermittelten Daten selbst Sorge.
Darüber hinaus können wir unter Umständen (personenbezogene) Daten an Dritte übermitteln. Dies jedoch nur, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben oder gestattet ist oder Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung erteilt haben. Dritte können sein:
  • Führungskräfte, Compliance, Ombudspersonen und ähnliche Stellen der verantwortlichen Stelle.
  • Potenzielle oder tatsächliche Erwerber, Nachfolger oder Abtretungsempfänger im Rahmen einer Reorganisation, Fusion, eines Verkaufs, eines Joint Ventures, einer Abtretung, einer Übertragung oder sonstigen Verfügung über das gesamte oder einen Teil der Evermood GmbH.
  • Behörden und staatliche Stellen, soweit wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind.

8. Wo werden meine Daten gespeichert?

Wir verarbeiten Ihre Daten in Rechenzentren der Open Telekom Cloud in Deutschland.

9. Was wird für die Datensicherheit unternommen?

Wir verarbeiten und speichern alle übermittelten Daten stets mit einem üblichen und sicheren Verschlüsselungsverfahren (SSL). Dieses erkennen Sie an dem “https”-Protokoll oder am Schloss-Symbol, welches üblicherweise vor der Domain in Ihrem Browser angezeigt wird.
Wir verwenden technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten gegen Manipulationen, Verlust, Zerstörung und unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

10. Welche Rechte habe ich?

Nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen stehen Ihnen Rechte auf Berichtigung, Löschung und Bearbeitung (Sperrung) Ihrer personenbezogenen Daten zu.
Sie haben das Recht, Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einzulegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs.
Darüber hinaus haben Sie das Recht, von uns jederzeit Auskunft darüber zu erhalten, ob und gegebenenfalls welche personenbezogenen Daten von Ihnen durch uns gespeichert worden sind und zu welchem Zweck diese Speicherung erfolgt ist, sowie die Herkunft und Empfänger oder Kategorien von Empfängern dieser Daten zu erfragen. Bitte richten Sie derartige Anfragen an die in Ziffer 2 genannte verantwortliche Stelle.

11. Aktualisierung der Nutzungsbedingungen und Datenschutzhinweis

Diese Nutzungsbedingungen und Datenschutzhinweis sind gültig.
Durch die Weiterentwicklung unserer Produkte oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Nutzungsbedingungen und Datenschutzhinweis zu ändern.